Datenschutzkonforme Internet- und E-Mail-Nutzung in Unternehmen

Die reine Duldung der Privatnutzung bei offiziellen Verbot ist keine zufriedenstellende und rechtssichere Lösung. Darüber hinaus sollten Sie sich unter anderem mit folgender Problematik befassen:

• Risiken des privaten Internetsurfens für ihr Unternehmen
• die verlorene Arbeitszeit bei erlaubter/geduldeter Privatnutzung
• Haftungs- und Sicherheitsrisiken bei erlaubter/geduldeter Privatnutzung

Mehr Informationen hierüber erfahren Sie in der Rubrik Fachartikel

Eine  datenschutzkonforme Lösung bietet hier eine spezielle Software-Anwendung

Aufgrund der diffusen Rechtslage war bisher kein goldener Mittelweg möglich. Doch seit geraumer Zeit besteht eine dritte Variante. Um die jeweiligen Vorteile zu erhalten, müssen hiernach beide gewissermaßen umgesetzt werden.

Die Lösung heißt Steuerung durch Trennung.

Der Arbeitnehmer selbst sollte eigenverantwortlich und bewusst darüber entscheiden, ob er die Infrastruktur des Unternehmens für seine Internetaktivitäten dienstlich oder privat nutzt. Ein Verfahren, welches diesen Ansatz verfolgt, ist ein datenschutzkonformes Softwareprogramm. 

Auf dem Client‑Rechner (Arbeitsplatz mit Internetanbindung) wird eine Mini-Applikation installiert.

Über ein intuitives Userinterface kann der Anwender einen Schalter betätigen, mit dem er zwischen dienstlicher und privater Nutzung umschaltet. Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ein monatliches privates Nutzungsguthaben während der Arbeitszeit, wird dieses bei privatem Gebrauch belastet.

Gewährt das Unternehmen keine Privatnutzung während der Arbeitszeit besteht die Möglichkeit zur Ankopplung an Arbeitszeiterfassungssysteme. Ebenso können Pausenzeiten definiert werden.

Ein Server nimmt die Authentifizierung, d.h. die Zuordnung der User vor und protokolliert sämtliche Internetaktivitäten getrennt nach privaten und dienstlichen Daten. Die anfallenden Daten werden hoch verschlüsselt gespeichert. Auflaufende private Daten können nur über das Vier-Augen-Prinzip (gesichert durch zwei Hardware-Schlüssel) eingesehen werden. Nur in gesetzlich vorgeschriebenen Ausnahmesituationen können private Daten entschlüsselt und sichtbar gemacht werden.

Damit hat der Arbeitnehmer neben einer Privatsphäre auf Knopfdruck, eine legale Möglichkeit die Infrastruktur des Unternehmens nach vereinbarten Rahmenbedingungen zu nutzen. Im Bereich der dienstlichen Nutzung herrscht ein Privatnutzungsverbot. 

Rechtssicherheit herstellen

Damit im Bereich des Verbots ebenfalls Rechtssicherheit hergestellt wird, wird die dienstliche Nutzung stichprobenartig überprüft. Eine Strichprobenquote bis maximal 10% der Mitarbeiter ist einstellbar.

E-Mail-Nutzung

Der Bereich der privaten E-Mail-Nutzung wird gleichfalls einfach organisiert. Der Dienst-Account wird lediglich für dienstliche E-Mails verwendet. D.h. auch hier herrscht ein Privatnutzungsverbot, welches ebenfalls stichprobenartig überprüft werden kann. Möchte der Mitarbeiter privat mailen, deklariert er über die Programmoberfläche privat und nutzt einen privaten E-Mail-Provider (Freemail, GMX etc.). Bei Bedarf kann das System aus Sicherheitsgründen Up- und Downloads von Dateianhängen im privaten E-Mail-Bereich verhindern.

Neben der Steuerungsmöglichkeit der privaten Internetnutzungszeiten erhält der Arbeitgeber im Bereich der dienstlichen Nutzung seine Kontrollrechte. Dem Arbeitnehmer wird die private Nutzung ermöglicht und er hat die Gewissheit, dass seine Daten privat bleiben, da lediglich über ein Vier-Augen-Prinzip auf diese zugegriffen werden kann.

Weitere Information zur datenschutzkonformen Softwarelösung für die Internet- und Email-Nutzung in Unternehmen erhalten Sie hier:

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